Активное развитие электронных ресурсов, постоянное расширение их использования в образовательном процессе, потребность в удалённых сервисах ставят перед библиотекой вуза новые задачи. Как организовать отбор, учёт электронных продуктов и контроль их использования? Каковы особенности организации подписки на э-коллекции и как обеспечить их эффективное потребление? По каким критериям оценить востребованность ресурсов и что необходимо учесть при распределении бюджетов?
Автор Алия САРСЕМБИНОВА, директор научной библиотеки Назарбаев Университета
Чтобы разобраться в этих вопросах, нужно начать с понимания различных видов электронных документов. Как правило, речь идёт не только о подписных лицензионных базах данных, но и о полнотекстовых ресурсах из открытых источников. Компетентный библиотекарь понимает разницу между подпиской на электронные журналы в коллекциях и в индивидуальном порядке, ориентируется в аудиовизуальных материалах, справочных и реферативно-библиографических базах данных, коллекциях изображений, музыкальных сборниках; умеет обосновать приобретение электронных коллекций книг или онлайновых учебников в виде кодов доступа.
В библиотеке Назарбаев Университета для организации этой работы выделена служба управления электронными ресурсами (СУЭР). Однако задолго до появления данной службы управлением электронными ресурсами занимались два человека: координатор и менеджер по заключению договоров на доступ. Теперь СУЭР несёт прямую ответственность за подписные ресурсы, поэтому необходимость в разработке процедур отбора, определении роли и задач каждого сотрудника, вовлечённого в работу с электронными ресурсами, очевидна.
В круг обязанностей сотрудников СУЭР входят:
· сбор и анализ информации от пользователей и предметных библиотекарей;
· контакт с издательствами и подписными агентствами;
· управление тестовыми доступами, подписками, обновление подписки на базы данных, э-книги, э-журналы;
· проверка лицензий и подписка на ресурсы, ведение документации;
· подготовка предложений по отмене подписки;
· ведение, поддержка и обновление систем для работы с э-ресурсами, часто в сотрудничестве с ИТ-специалистами;
· сбор и анализ статистики использования, отчётность;
· администрирование инструмента единого поиска и учёта баз данных;
· взаимодействие с предметными библиотекарями;
· взаимодействие с каталогизаторами при учёте э-книг и получении метаданных на них;
· взаимодействие с администрацией библиотеки при планировании и освоении бюджета на электронные ресурсы;
· информирование библиотекарей о новых ресурсах и их обучение;
· сбор информации по публикационной активности ППС, подготовка отчётов для НЦТИ.
Ответственный сотрудник — координатор по э-сервисам — определяет электронный ресурс, списывается с поставщиком информации (издательством, агрегатором или подписным агентством) и определяет период тестового доступа для изучения ресурса, ознакомления библиотекарей и пользователей с контентом. По окончании тестового периода координатор анализирует статистику использования, опрашивает преподавателей и библиотекарей и на основании полученной информации готовит предложения о целесообразности подписки.
В период тестового доступа координатору в обязательном порядке следует выяснить технические и функциональные аспекты э-ресурса, в частности проверить электронный ресурс на совместимость с различными операционными системами и браузерами, как в библиотеке, так и удалённо. Например, ресурсы компании TR Eikon Thomson One Datastream (в этом году эти ресурсы объединили на новой платформе TR Eikon) поддерживались только браузером Internet Explorer. Также необходимо уточнить, требуются ли дополнительное программное обеспечение или какие-либо изменения для программно-аппаратного комплекса университета. Если да, то следует разъяснить, какие плагины нужно дополнительно загрузить, чтобы воспользоваться ресурсом. Целесообразно подготовить так называемый чек-лист со следующим набором пунктов (табл.).
В случае положительного решения следующий шаг — оформление подписки на электронный ресурс. В лицензионном соглашении оговариваются период использования, ограничения доступа, ответственность за несанкционированное предоставление доступа, определяются авторизованные пользователи, правила добросовестного использования и размер платы за доступ. Подписывая лицензионное соглашение, ответственный сотрудник библиотеки (как правило, это директор) должен обеспечить надлежащее использование ресурса. Следует предупредить пользователей о необходимости корректного использования информации. Например, если держатели ресурса выявят массовое циклически повторяющееся скачивание статей и книг, похожее на загрузку программами-роботами, то сотрудник СУЭР незамедлительно получит официальное уведомление с предупреждением прекратить такую практику. В противном случае издательство вправе отказать в доступе, несмотря на заключённый договор и оплаченный счёт.
На что следует обратить внимание при оформлении подписки? В первую очередь необходимо понимать, какова модель приобретения. Вуз планирует приобрести ресурс в постоянное пользование или оформить доступ на определённый период времени? Издательство предлагает платить только за просмотр или за весь контент в целом? А может быть, эффективнее оплатить доступ только к часто спрашиваемым изданиям? Входит ли в сумму договора стоимость техподдержки электронных ресурсов издательства или предлагается заключить отдельный договор? Если да, то на какое количество лет рассчитана оплата услуг по техподдержке?
Следующая череда вопросов, которые необходимо согласовать при заключении договора, связана с оформлением доступа. Он предоставляется из расчёта на одного пользователя или это будет многопользовательский доступ? Существует ли возможность получить в постоянное пользование архивы после окончания срока подписки? К примеру, издательство Elsevier разработало гибкую систему продажи: архивы 1823–1994 гг. Elsevier Legacy Back Files могут быть выкуплены в вечный доступ безо всяких условий, тогда как архивы 1994–2005 гг. Intermediate Backfiles продаются, если приобретается предметная коллекция целиком. Текущий доступ действует на 2012–2016 гг. через Freedom Collection.
В договоре важно учесть сроки отказа от доступа. При невысокой статистике использования у вуза должна быть возможность заблаговременно отказаться от продления подписки. В большинстве случаев отказ от продления не вызывает споров; достаточно предупредить издательство за месяц. Однако на практике мы столкнулись с ситуацией, когда одна из компаний требовала официально уведомить её об отказе за 12 месяцев до окончания подписки. Такой подход вызвал большую дискуссию, так как за год до завершения подписки практически невозможно оценить эффективность использования.
Окончательная цена договора зависит от количества пользователей, одновременно работающих с э-ресурсом. Такой показатель у издателей называется FTE (Full Time Equivalent). Как правило, указываются число студентов и количественные характеристики профессорско-преподавательского состава, занятого полный рабочий день.
Опыт работы библиотеки Назарбаев Университета совместно со службой закупок, юристами и финансовым отделом позволил выработать оптимальные пути заключения договоров. В вузе применяются разные методы: от оплаты инвойсов* напрямую держателям информации, заключения договоров через подписные агентства с подписанием всех необходимых актов выполненных услуг до онлайн-платежей.
* Инвойс (англ. invoice) — в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и о получателе. В российской практике документ, аналогичный инвойсу, отсутствует. В некоторой степени инвойсу соответствует счёт на оплату.
В случаях, когда нет подписанного договора, подтверждающими документами служат письма между сторонами, в том числе по э-почте. Также необходимо предоставить скриншот веб-сайта с экрана монитора, который свидетельствует о том, что поставщик является производителем или авторизованным поставщиком товаров/услуг, выписку из торгового реестра или аналогичного документа, копию устава, свидетельство о регистрации и т.д. Библиотека Назарбаев Университета оформляет таким образом годовые доступы на различные виды баз данных, индивидуальные наименования журналов, приобретение онлайновых кодов доступа к учебным материалам на семестр, прав на доступ к онлайн-кейсам и их распечатку, приобретение в вечный доступ коллекций электронных книг.
Отдельно стоит остановиться на различии между покупкой отдельных э-книг через интернет-магазины и приобретением электронной коллекции (электронной библиотеки) у держателя ресурса. К примеру, стоимость книги Business Reference Guide Investments & International Finance by The Editors of Salem Press (ed.) в электронном формате на сайте интернет-магазина (http://www.ebooks.com/2013012/business-reference-guide/the-editors-of-salempress/) не превышает 19–20 долларов. Между тем эта же книга в составе электронной коллекции может оказаться во много раз дороже. Однако не стоит торопиться с выводами. Здесь важно понимать различие между интернет-магазинами и электронными коллекциями (электронными библиотеками) держателей ресурсов (издательств или агрегаторов).
Э-книги из интернет-магазинов предназначены для индивидуального пользования — одноразового скачивания на мобильное устройство или персональный компьютер. Это регулируется путём установления защиты через программные средства (DRM-системы или водяные знаки). Часто предоставляется одноразовая ссылка для скачивания защищённого файла на персональный компьютер или на ограниченное количество других устройств, таких как планшет, смартфон и т.д. Если ссылка постоянная, то она привязана к индивидуальному аккаунту. В ряде случаев э-книга не связана с паролем, но, несмотря на это, издательство подразумевает, что файл предназначен только для индивидуального пользования с конкретного носителя.
Интернет-магазины не предоставляют преимуществ и гарантий, которые обеспечивают платформы э-библиотек, не хранят ссылку на однажды приобретённую книгу. Э-книги, купленные в интернет-магазине, не будут доступны при использовании единого окна поиска на библиотечном портале, не учитываются в электронном каталоге. Цена на книгу формируется с учётом использования одним человеком, соответственно, на группу студентов из 20 человек необходимо приобрести 20 копий э-книги, что существенно увеличит стоимость покупки.
В рамках электронной коллекции мы приобретаем издания в вечное пользование с условием многопользовательского доступа (по умолчанию) и с учётом количества исследователей, в том числе одновременно работающих с ресурсом (FTE). При этом библиотека, подписывая лицензионное соглашение, требует от держателя ресурса предоставления сертификата на право вечного пользования э-книгой.
Электронные коллекции (э-библиотеки) держателей информации обладают рядом преимуществ:
· объединение книг разных издательств в одной поисковой системе, что облегчает доступ;
· интерфейс, включающий обучающие материалы, подсказки, возможности персонализации, сохранения истории поисков, удобный формат контента и инструменты цитирования с выгрузкой данных для программ обработки библиографических ссылок;
· удобный механизм поиска с возможностями применения булевых операторов, поиска по полному тексту, усечения, ранжирования результатов поиска;
· индексация сервисами единого поиска, которые используются в библиотеке;
· техническая поддержка, хранение на удалённом сервере;
· настройки под потребности клиентов, размещение логотипа университета, представление библиографических записей и т.д.;
· авторизация по IP-адресам и возможность доступа через прокси-сервер;
· предоставление статистики востребованности ресурса.
Преимущества электронных коллекций очевидны, поскольку доступ к ним сопровождается рядом дополнительных услуг. Как правило, держатель информации обязан не только предоставить тестовый доступ, но и провести демонстрацию ресурса и тренинги для пользователей. Настройка под потребности подписчика: размещение логотипа, предоставление библиографических записей для университетского каталога, статистики использования и административного доступа к ресурсу в целом — это обычный набор сопутствующих услуг, которые необходимо предусмотреть заблаговременно, до заключения договора.
Существенные финансовые вложения по приобретению электронных ресурсов требуют их эффективного использования. Библиотека Назарбаев Университета накопила солидный опыт работы по продвижению э-ресурсов среди пользователей. Мы обучаем персонал и пользователей, разрабатываем образовательные программы, тренинги, презентации, семинары по ознакомлению с э-ресурсами. Каналами информирования пользователей служат электронная рассылка на почтовые адреса, сайт библиотеки, страницы библиотеки в социальных сетях, объявления в библиотеке и в кампусе. Эффективно работает индивидуальное информирование преподавателей через предметных библиотекарей. На сайте библиотеки Назарбаев Университета http://library.nu.edu.kz размещены графики тренингов, инструкции, объявления об организации вебинаров, ссылки на видеоуроки. Сотрудники библиотеки проводят в течение учебного года около 150 тренингов и до 15 тыс. консультаций для студентов и преподавателей.
Анализ востребованности э-ресурсов необходимо проводить на регулярной основе. Мы собираем статистику использования ресурсов ежемесячно. Это позволяет оценить динамику в сравнении с тем же периодом предыдущего года. При анализе важны не только статистика по ресурсам, но и соответствие их потребностям пользователей. В связи с этим учитываются результаты опросов, количество проведённых тренингов, мероприятий по продвижению и т.д. Эффективный показатель востребованности — стоимость единицы использования ресурса. Она рассчитывается исходя из цены годовой подписки, поделённой на количество скачанных за год статей. Так, например, стоимость одной статьи из IEEE/IET Electronic Library (IEL) для нашего университета составляет 4,9 доллара, из журналов Nature Publishing Group — 9,5 доллара; из American Chemical Society — 2,4 доллара. Эти показатели свидетельствуют о том, что ресурсы востребованны и активно используются.
Что же делать с коллекциями, имеющими низкие показатели? Возможно, не стоит сразу отказываться от продления подписки. Какое количество пользователей знает о ресурсе? Все ли источники были использованы для информирования пользователей? Знают ли исследователи о специальных тренингах по работе с этим ресурсом? Как часто вы встречались с ними, чтобы выслушать их мнение? Следует проанализировать причины низкого спроса и внести корректировки в план продвижения коллекции.
На текущий момент библиотека Назарбаев Университета подписана более чем на 70 баз данных (это свыше 150 тематических коллекций; 200 тыс. наименований э-книг, 60 тыс. — журналов). Кроме полнотекстовых баз данных, были оформлены подписки на восемь ресурсов-инструментов и 14 индивидуальных наименований журналов. По результатам годового анализа готовится предложение о прекращении подписки на некоторые тематические коллекции и девять журналов. Сэкономленные средства будут направлены на покупку более востребованных э-ресурсов. Доля бюджета э-ресурсов по отношению к бюджету печатного фонда в библиотеке Назарабев Университета составляет 48%. Зарубежные коллеги из университетов-партнёров сходятся во мнении, что это оптимальное соотношение.
Обширная электронная подписка порождает новую задачу — поиск эффективных методов управления, отбора, учёта электронных ресурсов. Именно для этого в международной практике используются различные информационные системы единого поиска — web-scaled search. В библиотеке Назарбаев Университета долгое время использовалась система Summon от компании ProQuest. С 2016 г. было решено перейти на EDS от компании EBSCO. Оба сервиса достойно предоставляют ряд необходимых услуг, позволяют не только проводить одновременный поиск во всех подписных ресурсах, но и получать статистику их использования, дают возможность скомпоновать полный список журналов и многое другое. Это инновационные инструменты, активно используемые ведущими университетскими библиотеками мира, и сравнительный обзор подобных систем может стать темой отдельной публикации.
NB!
Библиотека Назарбаев Университета предоставляет современный комплекс услуг для студентов, таких как еженедельные тренинги по работе с электронными научными ресурсами, коллекциями электронных книг, инструментами цитирования и пр. Организованы виртуальные услуги Ask-A-Librarian («Спроси библиотекаря») и чат в режиме онлайн через библио течный портал (http://library.nu.edu.kz/wps/portal ).
Библиотечный портал как единая точка входа к ресурсам библиотеки обеспечивает доступ к более чем 150 электронным коллекциям журналов, книг, материалов конференций и пр. Многие научные базы данных впервые представлены не только в Казахстане, но и в Центральной Азии.
При необходимости предоставляется услуга Interlibrary Loan (ILL) – МБА и многое другое. Начата работа по формированию Institutional Repository – Открытого архива публикаций исследователей, преподавателей и студентов университета.
Для создания комфортных условий работы фонд библиотеки находится в открытом доступе и отслеживается посредством RFID-технологий. На территории библиотеки есть компьютерная лаборатория со 150 компьютерами. В распоряжении студентов имеются устройства для чтения э-книг, станции книговыдачи и возврата, книжные сканеры и т.д. В рамках работ по формированию равных для всех студентов возможностей библиотека оснащена современным компьютерным оборудованием и программным обеспечением для читателей с ограничениями по зрению.
В библиотеке оформлен уголок настольных игр для проведения досуга, закуплены фитболы – тренажёры.
Сотрудничество с преподавателями, ведение конструктивного диалога – задача первой необходимости. По опыту зарубежных коллег была осуществлена активная работа по созданию библиотечных комитетов, позволяющих решать многие вопросы, в том числе касающиеся координации закупки научной и академической литературы, подписки на электронные ресурсы, распределения бюджета на приобретение ресурсов.
Объём печатного фонда библиотеки – 144 тыс. экземпляров, 81% – на английском языке.
Количество сотрудников – 35.
Количество посадочных мест – 500.
Рабочий язык – английский.
Адрес библиотечного портала – http://library.nu.edu.kz/wps/portal.
Литература
1. Ключевые проблемы развития коллекций электронных ресурсов: руководство для библиотек = Key issues for e-resource collection development: a guide for libraries / Шэрон Джонсон в соавт. с Оле Гуннаром Эвенсеном, Джулией Гельфанд и др.; ред.: Жером Фронти и др.; [пер. с англ. яз.: Н.Н. Литвинова]. – Междунар. федерация библ. ассоциаций и учреждений. Секция по комплектованию и развитию коллекций, 2012. – 38 с.
2. Guidelines for the Introduction of Electronic Information Resources to Users [electronic resource] / Machine-Assisted Reference Section (MARS), Reference and User Services Association (RUSA), American Library Association 2006. – United States of America: RUSA, ALA, 2006.
Рубрика: Формирование библиотечных фондов
Год: 2016
Месяц: Декабрь
Теги: Алия Сарсембинова
