В Научной библиотеке Томского государственного университета (ТГУ) состав команды меняется, исходя из приоритетов, целей и задач. По словам старожилов, сотрудников «Научки» всегда отличала увлечённость своим делом, это была не просто работа, но истинное служение. Можно долго рассуждать о том, какой должна быть идеальная команда библиотеки, какие компетенции важны, но в каждой организации индивидуально всё: задачи, кадры и понимание того, как должно строиться взаимодействие со специалистами. В Научной библиотеке ТГУ на команду делается основная ставка: создан кадровый резерв, ведётся регулярное обучение, специалисты задействованы в разных проектах, ценностью является стремление слышать и слушать друг друга.
О том, как наша команда двигалась по пути изменений, какие компетенции развивала, как отвечала на насущные вопросы, — в этой статье.
Автор Екатерина МЕДВЕДЕВА, заведующая отделом библиотечного взаимодействия Научной библиотеки ТГУ
КАК УЧИТЬ КОМАНДУ?
Профессиональная траектория библиотекаря немыслима без постоянного роста и непрерывного обучения. Новые стратегические задачи библиотеки требуют современных компетенций, которые необходимо формировать и развивать. В разных источниках предлагаются различные варианты компетенций, которые обязательно нужны команде, но, на наш взгляд, на первоначальном этапе самое важное для неё — научиться вместе работать, формировать ту самую компетенцию под названием «командообразование», а это не всегда легко и просто.
Как формировать? Можно обучать сотрудников своими силами, найти онлайн-курс, прослушать и… Команда сложится? Нет, такой подход работает для поддержки коллектива, когда уже есть фундамент. А нам как раз нужно его создать. Как поступили в нашей библиотеке в уже далёком 2014 г.? Мы как подразделение университета обратились за помощью к профессионалам. Сотрудники Управления развитием персонала ТГУ на запрос по формированию команды библиотеки составили перечень тем и варианты реализации курса повышения квалификации. Так был организован тренинг по командообразованию в новом формате, из каждого отдела выдвинули одного-двух сотрудников с опытом работы от года до четырёх лет и активистов с многолетним стажем: от 10 лет. Я, на тот момент ещё методист, очень хорошо помню, как мы два рабочих дня с отрывом от производства, в другом корпусе, с выключенными телефонами, преодолевая препятствия, учились работать сообща. Именно с того момента и начался новый виток изменений в нашей библиотеке.
После этого тренинга, чтобы не растерять наработанный «дух единства», были организованы внутренние проекты библиотеки. Все, кто участвовал в тренинге, стали или руководителями проектов, или их участниками. В каждой проектной группе состояло три-четыре человека, темы проектов были актуальными для отдела, в котором работал сотрудник. Например, появился успешный проект «Кадровый резерв Научной библиотеки», который теперь стал уже частью технологии нашей работы. На этом этапе было очень важно не только поучиться, но и «приземлить» свои знания в библиотечную реальность.
Кадровый резерв Научной библиотеки ТГУ был создан в 2014 г. для формирования команды инициативных специалистов, готовых осваивать новые и актуальные направления деятельности библиотеки, участвовать в проектной деятельности университета. Сегодня это специально сформированная и подготовленная группа сотрудников, имеющих высокий или потенциально высокий уровень профессионального и личностного развития, предназначенная для поддержки ключевых направлений деятельности библиотеки.
Набор в Кадровый резерв осуществляется раз в год (в ноябре — декабре), при отборе кандидатов учитываются: наличие высшего образования; опыт работы в Научной библиотеке ТГУ не менее года; результаты профессиональной деятельности; опыт организационной и проектной работы; стремление кандидата к самосовершенствованию, развитию своей карьеры. Как видно из требований, возраст не важен, самое главное — инициативность и активность в профессиональной сфере, стремление к развитию. Человек может сам предложить свою кандидатуру в Кадровый резерв, а не только быть выдвинутым руководством.
Мы взялись за проекты, но компетенция «проектное управление» была на тот момент развита минимально. Много вопросов возникало в связи с режимом: в рабочее время следует заниматься проектом или в нерабочее; было не очень понятно, как взаимодействовать командам: все сотрудники из разных отделов, у каждого есть руководство и т.д. Возникали разного рода недоразумения, напряжённость и конфликты. Мы понимали, что 20 коллегам, занятым проектной деятельностью, надо договариваться о правилах работы, равных для всех, а также пройти обучение по проектному управлению. Такую возможность предоставил Институт дистанционного образования ТГУ, и большая часть команды освоила курс «Основы управления проектами». Этот курс дал понимание того, как работать внутри проекта, каковы его этапы, как выстраиваются связи с заинтересованными сторонами и т.п. В итоге в библиотеке был создан Проектный офис и введены правила совмещения проектной деятельности и процессной.
Проектный офис Научной библиотеки ТГУ — это совещательный орган для поддержки проектной деятельности (программ, проектов) в библиотеке.
Задач становилось всё больше, надо было совмещать проекты и плановую работу, и главным стал вопрос «Как всё успеть?» Для ответа на него необходимым стало освоение компетенции «тайм-менеджмент». В 2016 г. для кадрового резерва был организован тренинг-семинар «Управление потоками задач: технологии для эффективности». Мы учились формировать осознанное отношение к временному ресурсу, осваивать инструменты соорганизации различных задач и ресурсов для их достижения, ориентируясь на личные и профессиональные цели и ценности. На тренинге мы освоили алгоритмы планирования рабочего дня, недели, месяца; организации рабочего места, помещения и т.д. Сложность была в эффективном применении этих алгоритмов после обучения, здесь ведущую роль играла персональная ответственность: «послушали и разошлись» или «что-то можно применить» зависело от каждого лично. Именно после этого тренинга появились идеи по визуализации проектов библиотеки в различных форматах.
В 2016 г. в плане повышения квалификации Научной библиотеки ТГУ появился специальный раздел для заведующих отделами и кадрового резерва, который ежегодно включает два-три мероприятия, направленных на «прокачку» определённой компетенции исходя из задач и потребностей команды.
Таким образом, мы пришли к выводу, что учить команду надо не всему сразу, а определив ведущие компетенции на ближайшее время исходя из стратегии развития библиотеки. Подбирать подходящее обучение стоит, опираясь не только на свои возможности, но и на ресурсы вуза. И обязательно «приземлять» на библиотечную реальность результаты обучения: новые формы работы, механизмы взаимодействия, структурные изменения.
Система повышения квалификации сотрудников в Научной библиотеке ТГУ на протяжении многих лет строится дифференцированно по группам специалистов и содержанию мероприятий. Она призвана содействовать непрерывному образованию сотрудников в рамках принятого системного подхода к профессиональному развитию, который предполагает:
— модульное обучение — выбор одной или нескольких необходимых для изучения тем;
— многоуровневость — повышение квалификации проходит как в библиотеке, так и вне её;
— разнообразие форм и методов обучения, включая дистанционные.
Библиотека ежегодно разрабатывает план повышения квалификации сотрудников и утверждает его на Совете дирекции в начале календарного года.
ЧТО ЗАДАЁТ МАСШТАБ?
Стратегические и проектные сессии Научная библиотека ТГУ начала проводить в 2015 г., и на старте они были ограничены только университетскими рамками. Первая сессия была посвящена развитию пространства библиотеки, это позволило создать основу для будущей программы «Концепция развития пространства НБ ТГУ». Затем, в том же году, состоялась ещё одна внутренняя сессия «Научная библиотека ТГУ 2030: желаемое, возможное, должное». Её итогом стал стратегический план библиотеки до 2020 г. В результате этой сессии был определён вектор развития библиотеки, а также разработаны программы, форматы и механизмы осуществления библиотекой своей миссии в процессах развития университета: образования, исследований, инноваций, пространства, коммуникаций. Таким образом, у каждой сессии имелся конкретный результат, а значит, сотрудникам в сжатый срок надо было между собой договориться, а потом вместе осуществить задуманное. Этот формат работы сначала воспринимался специалистами настороженно: необходимость проведения swot-анализа по каждому направлению, подготовка выступления от групп, предложение организационной схемы мероприятий — всё это было непривычным, требовало времени для осознания, но стало прорывом и большим шагом вперёд.
В 2016–2017 гг. проектные и стратегические сессии прошли уже на региональном уровне с привлечением специалистов библиотечного дела из различных регионов России. При подготовке и проведении было важно выстроить чёткий алгоритм работы, распределить обязанности и нагрузку между членами команды, определить роль каждого. Сторонние специалисты и гости высоко оценили страт-сессии с организационной и содержательной точек зрения.
«Стратегическая сессия — это мероприятие, на котором мнение любого сотрудника может быть услышано и учтено вне зависимости от его должности, функционала, опыта или стажа работы. С пониманием этого приходит желание действовать и меняться, рождаются новые идеи, генерируются новые мысли, появляются актуальные проекты. А самое главное, складывается команда единомышленников, готовых поддержать идею и оказать помощь в её реализации. Это даёт толчок к новым действиям и постепенно перестраивает образ мыслей: от того, что казалось неосуществимым, приходишь к тому, что видишь, как воплотить задуманное в жизнь», — подчеркнула заведующая отделом обслуживания Научной библиотеки ТГУ Вероника ШУБЕРТ.
В 2018 г. мы провели масштабный всероссийский форум «Университетская библиотека: точки роста», который собрал на площадке Научной библиотеки ТГУ около 300 специалистов. Обсуждения проходили в самых разных форматах: панельной дискуссии, круглых столов, стратегической игры, баттла, открытой лекции, семинара, воркшопа, и это позволило существенно повысить вовлечённость участников в процесс и услышать разные точки зрения по волнующим всех вопросам. Ещё одним итогом форума стал старт обсуждения экспертным сообществом концепции развития вузовских библиотек России, которую Научная библиотека ТГУ подготовила по результатам стратегической сессии университетских библиотек, состоявшейся в июне 2017 г.
В 2020 г. всероссийский форум «Университетская библиотека: следуй за нами» уже был проведён в партнёрстве с Научно-технической библиотекой Томского политехнического университета. Два организатора, гибридный формат работы на площадках двух университетов — новый уровень сложности подготовки и распределения обязанностей, множество технических нюансов для возможности масштабного участия и трансляций. Форум получился, некоторым экспертам и участникам даже удалось приехать в Томск. Как отметила директор Фундаментальной библиотеки Российского государственного педагогического университета им. А.И. Герцена, исполнительный директор Ассоциации производителей и пользователей образовательных электронных ресурсов Натела КВЕЛИДЗЕ-КУЗНЕЦОВА, «в нынешних условиях форум необыкновенно полезен: почувствовать тепло друг друга и профессиональную поддержку дорогого стоит». Вы думаете, мы тогда просто проводили форум? Нет, мы уже делали первые шаги на пути к новому масштабному проекту — Большой библиотеке Томска.
Кстати, 2021 год мы завершали форсайт-сессией «Большой университет Томска: кооперация библиотек в контексте новых вызовов». 60 сотрудников вузовских библиотек города и Томского научного центра обсуждали образ будущего библиотек Томского консорциума и формирование дорожной карты основных проектов развития. Карты будущего, которые представили проектные группы, войдут в дорожную карту развития услуг, сервисов, технологий и мероприятий библиотек Большого университета Томска на ближайшие два года.
Что мы вынесли для себя из опыта разных сессий? Масштабные события позволяют библиотеке выйти на новый уровень развития, заявить о себе, найти собственную нишу в профессиональном сообществе, прогнозировать и предлагать масштабные, трансформационные, сетевые проекты. Библиотека становится инициатором диалогов, изменений, объединений, формирует повестку — в таком горизонте стратегического планирования может работать только сплочённая команда. Так, формируя стратегическое мышление, мы развиваем команду библиотеки.
Стратегическая сессия — это форма групповой работы для совместной генерации значимых решений в организации. Алгоритм проведения страт-сессии зависит от поставленных задач, но все мероприятия такого рода объединяет одна цель: собрать ключевых специалистов вместе и договориться о планах развития.
Большая библиотека Томска — это библиотеки вузов и научных организаций, входящих в Томский консорциум научно-образовательных и научных организаций. Основная цель — формирование единого информационного пространства знаний (библиотечного кампуса) в рамках проекта «Большой университет Томска».
ЗАЧЕМ НУЖНЫ ДЕЛОВЫЕ ВИЗИТЫ?
Научная библиотека практикует ещё один формат развития команды — деловые визиты и поездки в вузовские библиотеки или библиотеки других ведомств. Зачем? Чтобы изучить опыт работы и увидеть лучшие практики, генерировать идеи для новых проектов, знакомиться лично и укреплять связи для дальнейших совместных проектов и задач. А ещё это неформальное общение для команды и сплочение людей. В среднем в поездке участвуют от 10 до 17 человек, перед ней обязательно формируются цели участия, общая и личная. Здесь очень важны эффективность и обратная связь, измеримость результата после такого визита. Реализуем мы это с помощью Google-документа, где каждый участник прописывает, что «привёз»: связи, договорённости о чём-то, совместные мероприятия и т.д. Затем документ совместно обсуждаем и встраиваем результаты в плановую или проектную работу текущего года или на перспективу.
Так, мы посетили Новосибирск (Государственную публичную научно-техническую библиотеку Сибирского отделения РАН) и Красноярск (шесть библиотек: вузовские, краевые, городские). Для каждой из поездок была своя программа визита: темы для обсуждения и формы проведения, чтобы это не стало обычной экскурсией. Наши специалисты высоко оценивают формат таких командировок, отмечают значительное расширение профессиональных связей и кругозора.
«Безусловно, командировка в Красноярск была самой запоминающейся. Я помню, когда мы ехали туда, придумывали вопросы для чат-бота, которые могут задавать наши пользователи. Мы посетили различные университетские и городские библиотеки. В них мы увидели не только новые технологии, но и людей, увлечённых своей профессией. На обратном пути обсуждали с коллегами свои впечатления, как профессиональные, так и личные, проектные идеи, которые можно реализовать. Наш необыкновенный командный дух от подобных мероприятий становится только крепче», — делится своими впечатлениями главный библиотекарь основного фонда Научной библиотеки ТГУ Екатерина КОСОВА.
Зачем смотреть по сторонам и ездить? Изучить опыт других и увидеть лучшие практики на месте — актуально для развития, сплочения команды и для возникновения у неё вдохновения. При этом важно ставить перед специалистами чёткие и достижимые цели, чтобы результаты от командировок были эффективными и ощутимыми.
ПОЧЕМУ КОМАНДА НУЖДАЕТСЯ В ПОДДЕРЖКЕ ВСЕГДА И ВЕЗДЕ?
Перемены в Научной библиотеке стали происходить очень быстро, проекты — трансформироваться в масштабные и сетевые, пространства и технология работы — меняться. Всё это отразилось на работе команды библиотеки и коллектива в целом. Где взять стойкость при навалившихся трудностях? Как укрепить стрессоустойчивость, работая в режиме многозадачности? Какой должна быть поддержка? Ответом на эти вопросы стал «Спортивный трек» для кадрового резерва, заведующих, молодых вовлечённых специалистов, который мы запустили в 2019 г. С февраля по июнь сотрудники участвовали в трёх спортивных группах: пловцы, бегуны и librarians energy. У каждой группы была своя измеримая задача и работа с тренерами. Какими стали итоги этого формата работы? Все группы успешно справились и достигли намеченных результатов, произошло сплочение спортивных команд. На протяжении всего времени «Спортивного трека» коллеги активно поддерживали друг друга, интересовались результатами, делились своими лайфхаками. Это зарядило и вдохновило сотрудников, и в 2020 г. планировалось это направление продолжить, но пандемия внесла свои коррективы.
Пандемия. Это отдельная страница в нашей истории поддержки команды. В период карантина и перестройки на удалённый режим работы были разработаны чек-листы, направленные на разные виды деятельности, на которые обычно не хватало времени: изучение дополнительных курсов, формирование полезных привычек, знакомство с культурными событиями и выставками. В каждом чек-листе были предложены варианты заданий на выбор для исполнения, а также создан чат для обсуждения и выполнения.
Сотрудники положительно отреагировали на все предложенные материалы, узнали об интересах друг друга, подчёркивали, что благодаря такому формату общения они сохранили активность, спокойствие и вовлечённость даже в условиях дистанционной работы. «Марафон с чек-листами многим помог открыть новое, внедрить полезные привычки, провести с пользой время в изменившихся условиях. Однако главный результат — сохранение общего командного духа, чувство локтя, которое помогло в тревожный период нестабильности. Изолируясь физически, команда библиотеки смогла сберечь и укрепить внутренние связи и ценности, опираясь на интересный формат», — сказала ведущий методист отдела библиотечного взаимодействия Научной библиотеки ТГУ Дарья БИРЮКОВА.
Почему нужна поддержка команды всегда и везде? Потому, что команда состоит из людей со своими особенностями, стремлениями и желаниями. И эти люди живут жизнью библиотеки, а не просто функционируют. Они много отдают, и нужно встречное движение заботы со стороны библиотеки. Несмотря на любые трудности, стоит не опускать руки, а находить различные форматы для поддержки команды и сохранения единства. Спортивная активность или рекомендации, какие виртуальные сервисы посетить и что освоить, могут быть полезны для проявления заботы о команде.
В ЧЁМ СИЛА НЕФОРМАЛЬНОГО ОБЩЕНИЯ?
Неформальное общение для команды — важная составляющая профессиональной жизни. Для этого у нас есть свой формат — «деловой чай». Он был предложен сотрудниками по итогам тренинга «Эффективная команда». С мая 2021 г. такие встречи проходят ежемесячно (в санитарный день), и сотрудники сами выбирают тему для разговора и ответственного за подготовку. Темы касаются профессиональных ситуаций Научной библиотеки ТГУ, которые волнуют, вызывают споры, интересуют специалистов. То есть сама тема уже эмоционально заряжена и не оставляет никого равнодушным. Например, на самой первой встрече мы попросили выделить три составляющие, мотивирующие и вдохновляющие сотрудников, и три, которые не нравятся или которые хотелось бы изменить. Это во многом определило круг тем для обсуждения на «деловом чае» и проработки необходимых изменений.
Кто приходит на наш «деловой чай»? Обязательно приглашаем кадровый резерв, заведующих отделами и всех активных сотрудников библиотеки, директор также присутствует на встречах. Этот формат позволяет сотрудникам выговариваться, обсуждать, уточнять и искать пути решения вопроса вместе. Также приходит понимание настроения людей и команды. Главное — договориться о правилах проведения, которые команда поддержит.
В чём сила неформального общения и зачем его рассматривать в фокусе развития команды? В неформальном общении есть много интересных моментов и ценных находок. Оно позволяет держать руку на пульсе: видеть людей, ловить идеи, прогнозировать движение команды. Новые форматы такого общения на профессиональные темы: «деловой чай» или что-то другое — могут стать ещё одним способом поддержки команды.
Эффективность работы библиотеки в эпоху перемен во многом зависит от профессионализма и компетенций специалистов, поэтому Научная библиотека ТГУ делает ставку на команду, занимается развитием команды, ищет разные интересные форматы, близкие людям и развивающие специалистов. Сотрудникам важно понимать цель и конечную точку пути, видеть своё место и задачи в процессе изменений. Чёткий стратегический план, согласованные правила игры избавляют от недопонимания и напряжённости. Одна из важнейших компетенций — «командная работа» — требует постоянного совершенствования и поддержки. Сегодня мы можем экспериментировать с обучением, использовать нестандартные подходы, определять необходимые сотрудникам компетенции, но путь развития своей команды каждая библиотека выбирает самостоятельно. Сейчас Научная библиотека ТГУ находится на новом витке развития: проекты стали масштабнее, исследования — всероссийскими, вектор направлен на трансформацию не только своей, но и окружающих библиотек, интеграция и коллаборация являются неотъемлемыми частями нашей профессиональной жизни. Всё более востребованными становятся цифровые компетенции, всё чаще стали говорить про усталость и выгорание. Команда формируется «гибридная», включающая универсалов и узких специалистов. А это означает, что перед нами стоят новые задачи развития и поддержки коллектива. Останавливаться нельзя, ведь дорогу осилит идущий.
Фото предоставлены автором.
Рубрика: Вузовские библиотеки
Год: 2022
Месяц: Апрель
Теги: Екатерина Медведева
