В настоящее время нет, наверное, ни одной библиотеки, которой не приходилось бы создавать проекты и принимать участие в различных конкурсах. Благодаря проектной деятельности помимо улучшения финансового состояния библиотек усиливается их роль в местном сообществе, повышается качество услуг, появляются новые перспективы в работе. У вузовских библиотечных проектов своя специфика.
О стратегии и тактике проектной деятельности в Научной библиотеке Национального исследовательского Томского государственного университета (ТГУ) рассказывают её директор Михаил ШЕПЕЛЬ* и заведующая отделом библиотечного взаимодействия и технологии, руководитель проектного офиса Екатерина МЕДВЕДЕВА.
* В апреле 2019 г. Михаил Шепель назначен директором Всероссийской государственной библиотеки иностранной литературы имени М.И. Рудомино
ПРОЕКТ КАК ДРАЙВЕР ИЗМЕНЕНИЙ
Михаил ШЕПЕЛЬ
— Проектная деятельность для Научной библиотеки ТГУ — главный инструмент изменений. Пять лет назад нас очень продвинул проект трансформации пространства. Первыми в городе в 2015 г. мы открыли круглосуточный читальный зал — Информационный центр 24/7, и возник вопрос: кому в процессном режиме поручить этот проект, находящийся на пересечении деятельности нескольких подразделений? Была создана рабочая группа, которой руководил проектный лидер. Позже в библиотеке появился проектный офис, он стал координировать работу различных инициатив. Но это не специальное подразделение, а своего рода общественная нагрузка. В проектном режиме мы также открыли Международный ресурсный центр (2015), исследовательский зал с помещениями для групповой и индивидуальной работы (2016), лекционный холл-трансформер с подиумом и экраном (2018).
Этому предшествовала большая работа на стратегических и проектных сессиях, результатом которой стала программа «Концепция развития пространства НБ ТГУ». Конечно, не всё было гладко. Возникали точки напряжённости, ведь ранее утверждённые планы никто не отменял, а проектная деятельность требовала времени и ресурсов. Но что делать: процесс изменений в университете идёт семимильными шагами и Научной библиотеке необходимо соответствовать вызовам времени.
Наш опыт трансформации библиотеки заинтересовал заместителя министра науки и высшего образования РФ Алексея Медведева, который посетил ТГУ с рабочим визитом в октябре 2018 г. Он отметил, что разделяет наш подход: для рождения новой коммуникативной среды нужно не просто провести ремонт и заменить мебель, но обеспечить пересборку сервисов, которые своим функционалом привлекут студентов, исследователей, участников проектов, клубов, университетских и городских сообществ.
Заместителю министра оказалась близка наша позиция: библиотека должна восприниматься руководством вуза как объект для инвестиций, как вложение в цифровую трансформацию самого вуза. При этом А. Медведев заметил, что необходимо помнить о логике инвестирования: иметь чёткое представление о том, каков будет возврат от вложений.
Сейчас в ТГУ действует конкурс проектов по развитию университета и университетской среды, который поддерживает инициативы по развитию культуры, коммуникаций, инфраструктуры университетской среды, созданию сервисов для улучшения практики организации образования и научной деятельности. Ректор ТГУ Эдуард Галажинский постоянно подчёркивает: «Наш университет строится на разнообразии, и поэтому мы будем внедрять новые идеи. Наша ключевая задача — привлечь людей к управлению университетом. Мы хотим предложить механизм того, как сообщества могут влиять на управленческие решения. Нам нужно сосредоточиться на тех, кто готов работать, двигаться в созидательной логике, показывать успешный опыт и привлекать людей возможностями, а не включать административную логику».
Инициативная среда университета побуждает и продвигает нас. Так, в октябре 2017 г. на заседании Управляющего комитета ТГУ Научная библиотека успешно защитила проект по укреплению третьей роли университета «University Impact Investing (UII): инвестиции во влияние и формирование культурной политики ТГУ». Эта инициатива стала итогом совместной работы сотрудников Научной библиотеки и университета на стратегических сессиях с экспертами «Сколково». Реализация проекта началась в 2018 г., завершится в 2020-м. Инициатива направлена на продвижение регионального культурного наследия Томской области в российском и мировом информационном пространстве, а также на привлечение дополнительных источников финансирования для развития культурного потенциала ТГУ. Наш университет обладает огромным потенциалом с точки зрения развития культурного наследия региона: как в качестве одного из крупнейших хранителей книжного культурного наследия, так и благодаря наличию экспертной позиции, профессиональным кадрам исследователей.
Для реализации наших проектов используем и гранты различных фондов. Например, в 2017 г. проект «Создание системы поддержки и развития музеев и Научной библиотеки ТГУ» получил грант Благотворительного фонда В. Потанина. Экскурсионно-просветительский центр музеев ТГУ и Научная библиотека предложили создать в рамках Эндаумент-фонда ТГУ отдельный сегмент, который будет развивать проектную деятельность, и выразили готовность самостоятельно привлекать дополнительные спонсорские средства. Данный проект позволил нам стать участниками программы, готовящей профессиональных менеджеров для управления целевыми капиталами.
Активно включаемся и в общероссийские инициативы. В минувшем году стали партнёром проекта «Национальный агрегатор открытых репозиториев российских университетов» (НОРА). Приоритетные для нас темы: «Формирование инфраструктуры открытой науки», «Разработка современных онлайн-курсов по информационной грамотности и информационной культуре», «Разработка и внедрение библиотечных технологий и сервисов для людей с ограниченными возможностями зрения». Мы работаем над ними в тесном сотрудничестве с учебными и научными подразделениями ТГУ, российскими и зарубежными университетами, организациями-партнёрами.
КОНКУРС ИНИЦИАТИВНЫХ ПРОЕКТОВ ТГУ
Конкурс проводится в рамках реализации программы повышения конкурентоспособности ТГУ и выполнения проекта «Создание инициативной среды, поддерживающей процесс управления изменениями на постоянной основе». Поддерживаются инициативы по развитию культуры, коммуникаций, инфраструктуры университетской среды, созданию сервисов по улучшению практики организации образования и научной деятельности. Проект может получить финансирование для реализации в зависимости от содержания и актуальности предполагаемых изменений. После подведения итогов экспертизы бюджет проекта, сроки его реализации и показатели эффективности согласовываются с экспертной комиссией. Авторы поддержанных проектов совместно с координатором конкурса составляют паспорт проекта и передают его функциональным службам университета на согласование. По окончании этой процедуры выделяется финансирование. Начиная с 2019 г. заявки на участие в конкурсе принимаются и рассматриваются ежемесячно.
ТАКТИКА И ПРАКТИКА
Екатерина МЕДВЕДЕВА
— В настоящее время библиотека работает над реализацией проекта «Мобильные полки». В январе 2019 г. он стал победителем грантового конкурса социально значимых проектов, который проводит нефтехимическая компания СИБУР в рамках благотворительной программы «Формула хороших дел». Партнёрами инициативы выступили участники университетского библиотечного кампуса: Научно-техническая библиотека Национального исследовательского Томского политехнического университета и Научно-медицинская библиотека Сибирского государственного медицинского университета. Университетский библиотечный кампус появился в Томске в 2018 г.: три ведущих вуза города подписали договор о создании единой информационной среды для своих студентов, исследователей и преподавателей. Сегодня все они могут получить свободный доступ к услугам библиотеки не только своего вуза, но и других участников библиотечного кампуса.
Проект «Мобильные полки» представляет собой серию плакатов, на которых изображены стоящие на полках книги, на корешок каждой нанесён QR-код. Он ведёт на полный текст книги в электронной библиотеке вуза. «Мобильные полки» обеспечат регулярный доступ к ранее закрытым электронным ресурсам вузовских библиотек. Коллекции планируется собирать и регулярно обновлять по разным темам: «История города Томска», «История Томского университета», «Здоровый образ жизни», «Популярная химия» и др. Весной плакаты с QR-кодами появятся в общественном транспорте, в школах и библиотеках. Также будем проводить встречи, где школьники узнают о возможностях библиотек и вузов. Так, наши «Мобильные полки» откроют горожанам университетские библиотеки, которые традиционно считаются закрытыми.
Масштабные инициативы, конечно, требуют финансовых вложений, поэтому сотрудники библиотеки активно участвуют в грантовых конкурсах разного уровня. Для поддержки проектной деятельности в 2018 г. в Научной библиотеке организован портфель грантов и конкурсов, а отдел библиотечного взаимодействия и технологии оказывает методическую помощь инициативным специалистам. Они могут обратиться туда со своей идеей и получить консультацию по любому вопросу: по оформлению, поиску необходимых нормативных документов, выбору подходящего конкурса, формированию команды для реализации. Наши сотрудники уже отмечают, что благодаря организованной поддержке работать с грантами стало гораздо легче.
Все проекты, которые будут реализовывать сотрудники, должны соответствовать миссии и вектору развития библиотеки. Мы считаем, что хороша та идея, которая будет работать после завершения проекта и войдёт в технологию, а не останется одноразовой. Например, проект с Ботаническим садом «Живая стена» после завершения продолжает работать как часть интерьера библиотеки, привлекает внимание, создаёт позитивную атмосферу. Наши сотрудники отдела хозяйственного обслуживания поддерживают её в «рабочем» состоянии, при необходимости заменяют растения. Предложить свою идею для реализации может любой сотрудник независимо от должности. Поступившее предложение можно дорабатывать совместно с коллегами, объединять с другими инициативами. После одобрения предложения администрация библиотеки собирает рабочую группу и начинается непосредственно разработка проекта. Конечно, невозможно воплотить в жизнь сразу все хорошие идеи, но, чтобы их не растерять, мы организовали специальный банк инициатив, в котором фиксируются и ждут своего часа все важные, полезные, интересные идеи и предложения.
Про разработку проектов уже написано много. Мы выделяем для себя несколько ключевых моментов. Важно представлять, какие проблемы будут решены в итоге реализации проекта, что изменит продвигаемая инициатива, будет ли результат соизмерим с объёмом усилий, потраченных на его достижение. Для оценки эффективности необходимо чётко сформулировать планируемые изменения: количественные (число новых пользователей, объём оцифрованных документов и т.д.) и качественные (улучшение городской среды, новая услуга). Если что-то не получилось, важно выявить, почему это произошло, например из-за подводных камней, о которых не задумались в процессе планирования, из-за завышенных ожиданий или недостатка компетенций. Так можно будет избежать проблем в будущих проектах и сделать их более успешными.
Для создания заявки на участие в грантовых конкурсах часто требуются стандартные документы: письмо от руководителя организации, данные из налоговой службы, карточка реквизитов и т.д. Для удобства мы собрали в одном месте все необходимые документы и шаблоны, оперативно их обновляя. Представители рабочих групп могут свободно пользоваться такой подборкой, а при необходимости — обращаться для детальных разборов к ответственным за координацию проектной деятельности.
Многие инициативы, реализованные в нашей библиотеке, воплотились в жизнь благодаря конструктивному взаимодействию в коллективе. Мы считаем, что слаженная командная работа — одна из главных составляющих успешного проекта. При подготовке паспорта проекта и конкурсной заявки в одиночку полноценно проработать все пункты сложно, а в случаях с масштабными инициативами — практически невозможно. Как мотивировать вовлечённость сотрудников в проектную деятельность? Команда инициативных специалистов, которые участвуют в проектной деятельности библиотеки и университета, составляют кадровый резерв Научной библиотеки. Формирование и сопровождение кадрового резерва реализуется как аналогичный проект в ТГУ. Стимулами для сотрудников служат не только карьерный рост, но и участие в специальных мероприятиях по развитию ключевых компетенций: тренингах, семинарах, индивидуальных консультациях и во многом другом.
В феврале этого года для развития командного духа нашего кадрового резерва организовали «Спортивный трек». Это программа с конкретной, измеряемой, достигаемой целью, ограниченная по времени. В общем, правило SMART-цели в действии. Есть три группы: бегуны, пловцы и librarians energy, которые занимаются под руководством профессиональных и очень уважаемых тренеров. Цель для бегунов — 9 июня 2019 г. участвовать в Томском полумарафоне и пробежать 21 километр. Цель для пловцов — к 1 июня проплыть 1 км кролем. У группы librarians energy каждую неделю своя цель, направленная на формирование здорового образа жизни. Достижения вдохновляют, командный дух захватывает. Так, один из участников группы librarians energy за день прошёл 26 км на лыжах, чтобы команда достигла цели.
Вузовские библиотеки имеют свои особенности, которые необходимо учитывать при участии в грантовых конкурсах и реализации проектов. Библиотека является структурным подразделением университета, поэтому все заявки оформляются от лица вуза, что накладывает на нас большую ответственность. Во-вторых, все проекты должны быть синхронизированы с целями, которые перед собой ставит вуз. Конечно, масштаб университетской структуры накладывает свою специфику, но, если создать систему конструктивного взаимодействия, работа будет продвигаться спокойнее и эффективнее. Развивающийся университет всегда поддержит библиотеку, которая на практике доказала свою ценность и вкладывает заметные усилия в поддержание высокого статуса, укрепление позитивной репутации ведущего российского вуза из первой пятёрки проекта «5-100».
МИССИЯ НАУЧНОЙ БИБЛИОТЕКИ ТГУ — повышение качества образования и науки посредством предоставления инновационных библиотечно-информационных продуктов и услуг исследователям, преподавателям, студентам университета и его партнёрам. Являясь неотъемлемой частью информационной среды университета, его ресурсным, коммуникативным и социально-культурным центром, Научная библиотека вносит свой вклад в интеграцию научного и культурного потенциала ТГУ в российское и мировое информационное пространство. Будучи методическим центром университетских библиотек Западной Сибири, НБ ТГУ развивает партнёрские отношения и сетевое взаимодействие с университетскими библиотеками России, обеспечивает внедрение инновационных подходов в библиотечном деле.
Текст: заведующая отделом социокультурных коммуникаций Научной библиотеки ТГУ Лариса Курбатова
Фото: специалист отдела социокультурных коммуникаций Научной библиотеки ТГУ Оксана Ведмедская
Рубрика: Вузовские библиотеки
Год: 2019
Месяц: Апрель
